Dataverzoeken

Tegenwoordig is de transparantie over hoe een bedrijf omgaat met data en welke data er van je bewaard wordt, niet meer weg te denken uit de digitale wereld. Binnen Spotler Activate helpen we je daarmee, door middel van onze ‘User Data Requests’. Dit maakt het mogelijk voor jouw klanten om hun persoonlijke data in te zien. Het is met deze optie ook mogelijk voor de gebruiker om hun data te wijzigen of zelfs uit het platform te verwijderen.

Welke informatie hoort bij persoonsgegevens?

Binnen Spotler Activate hebben we de volgende gegevens aangeduid als persoonsgegevens, of Personal Identifiable Information (PII):

• E-mailadres

• Telefoonnummer

• Voornaam

• Achternaam

Wanneer een verzoek binnenkomt om data te verwijderen, zullen we ook de volgende gegevens verwijderen

• IP- adres

• Cookie ID

Custom velden

Wanneer je custom velden gebruikt in de Spotler Activate, kan je bij het aanmaken aangeven of deze persoonsgegevens (PII) opslaat. Wanneer je dit hebt aangegeven bij dit veld, zal de inhoud van dit veld ook worden gedeeld bij een data verzoek. Datavelden met persoonsgegevens kunnen niet uit de URL parameters opgepakt worden.

Open

Inrichten dataverzoeken

Ga in Spotler Activate naar ‘Settings’ en ga naar het tabje ‘Privacy Requests’

Hier vind je twee velden

Request approval email: Hier vul je het adres in dat een notificatie moet ontvanger dat er een data verzoek is binnengekomen. De gebruiker zal ook dit adres te zien krijgen wanneer een verzoek is afgewezen.

User Data Request Link: Deze link kan je gebruiken om dataverzoeken te laten indienen door je gebruikers. Je kan deze link bijvoorbeeld opnemen in jouw privacy statement.

Open

Dataverzoek indienen

Iedere gebruiker en klant van de website kan de opgeslagen data van Spotler Activate opvragen door een dataverzoek in te dienen. Dit kan door de unieke link in de Settings te gebruiken. Wanneer je naar deze link gaat, kom je op een pagina, waarmee gebruikers hun gegevens kunnen opvragen. De data kan worden opgevraagd met twee methodes:

1. CookieID: De gebruiker kan herkend worden op basis van het Spotler Activate Cookie ID die we hebben van dat device. Het formulier zal laten zien welke data er is opgeslagen van deze gebruiker, zonder de data te laten zien uiteraard. Op het moment dat er een request wordt ingediend, zal er een e-mail verstuurd worden naar het e-mailadres dat bekend is bij deze cookie. Hierin zit een link om de data te wijzigen of te verwijderen

2. E-mailadres: Als er geen e-mailadres bekend is bij het cookie, of de gebruiker wil een ander e-mailadres gebruiken, dan kan een verzoek worden ingediend om de data met dat e-mailadres in te zien. Wanneer voor deze optie wordt gekozen, zullen er twee verzoeken ingediend worden. 1 voor de cookie en 1 voor het e-mailadres.

Verzoeken beoordelen

Wanneer een gebruiker een verzoek heeft ingediend, wordt er een e-mailadres verstuurd naar het ingestelde adres in de settings. Verzoeken kan je ook inzien via het tabje Data Requests in de ‘Settings’ van de merchant. Hier kan je de verzoeken inzien en goed- of afkeuren. De gebruiker krijgt in beide gevallen een notificatie van deze beslissing.

Goedgekeurde verzoeken
Wanneer een verzoek is goedgekeurd, krijgt de gebruiker alle persoonsgegevens toegestuurd, die zichtbaar is in dit verzoek, samen met een link om de data te wijzigen of verwijderen. Als er geen data bekend is van deze gebruiker, zal er een notificatie gestuurd worden, dat er geen persoonsgegevens zijn gevonden.

Afgekeurde verzoeken
Als een verzoek wordt afgekeurd, dan zal de gebruiker hiervan een notificatie krijgen samen met een verzoek om jullie organisatie direct te contacten voor meer informatie. Hierbij zal het e-mailadres worden meegestuurd die is ingesteld als contactinformatie bij de dataverzoeken.

Wijzigen van persoonsgegevens

Wanneer een dataverzoek is goedgekeurd, zal er in de e-mail naar de gebruiker een link zitten, waarmee ze hun persoonsgegevens kunnen wijzigen. Deze link zal toegang verlenen tot een pagina, zoals hieronder;

Verwijderen van profiel

Wanneer een dataverzoek is goedgekeurd, zal er in de e-mail naar de gebruiker een link zitten, waarmee ze hun persoonsgegevens kunnen verwijderen. Deze link zal toegang verlenen tot een pagina, zoals hieronder;

Wanneer een gebruiker ervoor kiest om hun data te verwijderen van het Spotler Activate Platform, zullen de volgende acties worden uitgevoerd

• Als het e-mailadres via een audience is geëxporteerd naar een extern kanaal, dan zal het e-mailadres uit deze audiences worden verwijderd. Dit geldt voor Facebook, Google Adwords en alle e-mail platformen.

• We zullen een notificatie sturen richting het e-mailadres die is opgegeven in de settings van Privacy Requests. Hiermee kunnen jullie eventueel opvolgacties uitvoeren.

• Het profiel wordt in zijn geheel verwijderd uit het Spotler Activate platform

• De gebruiker ontvangt een e-mail met de bevestiging dat hun data binnenkort wordt verwijderd

Let op! We verwijderen het profiel alleen uit de audiences die gestuurd zijn naar de Email Service Providers. Het e-mailadres zelf is hieruit niet verwijderd. Dit betekent dat de gebruiker nog steeds e-mails van jullie kan ontvangen, nadat Spotler Activate de data heeft verwijderd.